如何降低企業(yè)采購成本？絕對(duì)干貨-開心財(cái)稅
2021-10-25 09:15:15
在經(jīng)濟(jì)低迷時(shí)期，生存第一、發(fā)展第二成為很多公司的第一戰(zhàn)略方針，成本競爭優(yōu)勢非常重要。 而70%的成本是采購成本。專業(yè)高效的采購成本管理可以幫助企業(yè)獲得戰(zhàn)略競爭優(yōu)勢。 但是，采購成本控制不僅僅是簡單的降本，而是一個(gè)系統(tǒng)工程。 單純削減采購成本也會(huì)給公司帶來很多風(fēng)險(xiǎn)，比如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、及時(shí)供貨風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。 因此，采購成本管理必須考慮公司的戰(zhàn)略和長期可持續(xù)發(fā)展的核心競爭力...推薦一篇關(guān)于企業(yè)采購成本管理的文章，希望對(duì)正在成為CFO的你有所幫助。 采購成本控制是指與采購原材料和零部件相關(guān)的物流成本的控制，包括采購訂單成本、采購計(jì)劃制定者的管理成本、采購人員的管理成本等。 采購的基本過程可以分為采購計(jì)劃的制定、采購行為的發(fā)生、采購過程的監(jiān)督、生產(chǎn)廠家生產(chǎn)情況的跟蹤、取貨、檢驗(yàn)、產(chǎn)品入庫、入庫、發(fā)貨、供銷結(jié)算等。 采購成本是在上述采購過程中發(fā)生的費(fèi)用。 有些成本是可見的，即容易分析或直接從財(cái)務(wù)報(bào)表中獲取的成本；有些是看不見的，即難以分析或容易被忽視。這兩類成本分為“顯性成本”和“隱性成本”。 顯性成本1。由采購計(jì)劃編制的準(zhǔn)確的采購計(jì)劃，可以準(zhǔn)確預(yù)測和掌握企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃，使企業(yè)在滿足產(chǎn)品生產(chǎn)需求的前提下，最大限度地減少采購資金的占用。同時(shí)要對(duì)供應(yīng)市場進(jìn)行全面分析，調(diào)整訂單計(jì)劃，評(píng)估選擇供應(yīng)商。 采購計(jì)劃的編制可以說是整個(gè)采購過程中的首要環(huán)節(jié)，其支出也稱為采購計(jì)劃的編制成本。 2.原材料、半成品或成品的成本原材料、半成品或成品的成本是指商品的采購價(jià)格。 影響外購物資價(jià)格的原因很多，包括商品市場價(jià)格、商品質(zhì)量、市場供求關(guān)系等。 3.采購管理費(fèi)用采購業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中發(fā)生的費(fèi)用為采購管理費(fèi)用。 包括人工費(fèi)、投標(biāo)費(fèi)、施工費(fèi)、招待費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等。 4.運(yùn)輸成本采購材料的運(yùn)輸必然產(chǎn)生成本，這就是運(yùn)輸成本。 選擇科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、合理的運(yùn)輸方式，將為企業(yè)節(jié)省大量的運(yùn)輸成本。 有一定規(guī)模和實(shí)力的企業(yè)應(yīng)更加重視運(yùn)輸環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)采購流程的標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化。 選擇合適的運(yùn)輸工具，規(guī)劃合理的運(yùn)輸路線，從而節(jié)省運(yùn)費(fèi)，降低采購成本。 5.驗(yàn)收費(fèi)用。倉儲(chǔ)費(fèi)用在深圳注冊(cè)公司儲(chǔ)存好嗎？倉儲(chǔ)成本是指材料在庫存過程中發(fā)生的費(fèi)用。 一方面，貨物要妥善保管、分類管理，強(qiáng)調(diào)一些特殊貨物(如易碎產(chǎn)品、易腐產(chǎn)品)的儲(chǔ)存環(huán)境。 另一方面，要建立并妥善保管庫存檔案，及時(shí)盤點(diǎn)貨物。如果有庫存積壓，也會(huì)增加倉儲(chǔ)成本。 因此，科學(xué)合理的倉庫管理是降低采購和供應(yīng)成本的有效手段。 隱性成本隱性成本相對(duì)于顯性成本而言。 隱性成本是指成本中很重要的一部分，不容易在財(cái)務(wù)報(bào)表中表現(xiàn)出來，容易被忽視，例如:1。時(shí)間成本長時(shí)間響應(yīng)客戶需求造成的時(shí)間成本。 2.缺貨成本缺貨成本是指由于庫存耗盡或供應(yīng)中斷而無法滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營需要所造成的損失。 這部分成本無法在財(cái)務(wù)報(bào)表中體現(xiàn)，但一旦發(fā)生短缺，不僅會(huì)帶來很大的經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)對(duì)企業(yè)的聲譽(yù)造成很大的影響。 3.庫存積壓成本是相對(duì)于缺貨成本而言的，庫存積壓成本是庫存產(chǎn)品過多造成積壓現(xiàn)象而產(chǎn)生的成本。 庫存積壓顯著增加了運(yùn)輸和倉儲(chǔ)成本，也占用了企業(yè)的發(fā)展資金。 同時(shí)，在倉庫儲(chǔ)存過程中，會(huì)因?yàn)閮?chǔ)存不當(dāng)?shù)纫蛩卦斐僧a(chǎn)品損壞而造成一定的損失。 因此，過多的庫存也不利于企業(yè)的發(fā)展。 4.其他容易被忽視的成本上述采購活動(dòng)中產(chǎn)生的顯性成本和隱性成本之和稱為總擁有成本。 在采購業(yè)務(wù)中，要從采購擁有成本入手，根據(jù)不同的物料區(qū)分采購成本的關(guān)鍵點(diǎn)，分析影響采購成本的因素，制定有針對(duì)性的采購計(jì)劃和策略，以達(dá)到采購成本最低的目標(biāo)。 影響采購成本的因素影響企業(yè)采購總成本的因素有很多，可以概括為內(nèi)部因素和外部因素。 內(nèi)部因素1。采購批次和采購批次的供需原理告訴我們，采購材料的單價(jià)與數(shù)量成反比，即數(shù)量越多，采購價(jià)格越低。 現(xiàn)實(shí)中，一個(gè)企業(yè)不可能一次采購太多的材料，因?yàn)檫@樣節(jié)省了一部分采購成本，但是庫存積壓和占用企業(yè)用于發(fā)展的資金所帶來的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過節(jié)省的成本。 因此，采購批次和采購批次會(huì)影響企業(yè)的采購成本。 2.雖然采購材料的價(jià)格和成本在采購總成本中占很大一部分，但供應(yīng)商的交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)和付款期限等因素也會(huì)影響企業(yè)庫存規(guī)模和采購成本。 如果上述任何一個(gè)條件都不能滿足企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營，價(jià)格越低，就不能滿足企業(yè)完美完成采購業(yè)務(wù)。 因此，供應(yīng)商的交貨日期、交貨地點(diǎn)、付款期限等因素也是影響采購成本的一組重要因素。 3.部門間的溝通與協(xié)作采購業(yè)務(wù)的實(shí)施不僅是采購部門的責(zé)任，還涉及到計(jì)劃、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售和質(zhì)檢等部門。 因此，這需要企業(yè)各部門之間良好的溝通與合作，才能完美地完成這項(xiàng)業(yè)務(wù)。 如果計(jì)劃部門的物料需求計(jì)劃預(yù)測不正確，生產(chǎn)計(jì)劃也會(huì)相應(yīng)改變。一旦頻繁變動(dòng)，會(huì)導(dǎo)致應(yīng)急采購增加，采購成本高。如果設(shè)計(jì)部門不進(jìn)行價(jià)值工程分析，只考慮設(shè)計(jì)的美觀性和獨(dú)特性，會(huì)導(dǎo)致材料類別差異較大，不會(huì)形成采購批次和供應(yīng)商給出的價(jià)格優(yōu)勢；也有可能是質(zhì)檢部門對(duì)采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求過于嚴(yán)格，采購部門在選擇供應(yīng)商時(shí)會(huì)非常謹(jǐn)慎，最終導(dǎo)致采購成本增加。 4.價(jià)格和成本分析及談判能力對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品成本和價(jià)格構(gòu)成的分析是確定采購價(jià)格和獲得與供應(yīng)商談判主動(dòng)權(quán)的基礎(chǔ)。 采購談判前，采購部門必須詳細(xì)調(diào)查分析市場現(xiàn)狀。 只有這樣，才能針對(duì)不同的供應(yīng)商選擇不同且有效的談判和議價(jià)方式，最終達(dá)到降低采購價(jià)格的目的。 外部因素1。市場供需情況市場供需情況直接影響采購成本。 當(dāng)市場資源短缺，商品供不應(yīng)求時(shí)，供應(yīng)商就會(huì)相應(yīng)提價(jià)。相反，如果供大于求，價(jià)格就會(huì)降低。 2.供應(yīng)商的生產(chǎn)能力和技術(shù)水平如果供應(yīng)商生產(chǎn)能力強(qiáng)，生產(chǎn)技術(shù)先進(jìn)，產(chǎn)品質(zhì)量好，產(chǎn)品銷售價(jià)格一般會(huì)比較高。 因此，采購部門應(yīng)根據(jù)自身企業(yè)對(duì)產(chǎn)品技術(shù)功能、質(zhì)量和交貨期的要求，科學(xué)合理地選擇合適的供應(yīng)商，力求取得良好的性價(jià)比。 3.供應(yīng)商成本處于新產(chǎn)品研發(fā)和投入階段，因此采購數(shù)量會(huì)相對(duì)較少，供應(yīng)商成本一般會(huì)較高；進(jìn)入成長期后，隨著采購量的增加和技術(shù)的成熟，供應(yīng)商的成本會(huì)降低，產(chǎn)品的供應(yīng)價(jià)格也會(huì)降低。 4.供應(yīng)商的營銷策略供應(yīng)商的銷售策略及其報(bào)價(jià)方式直接影響采購成本。 如果供應(yīng)商為了打開市場，獲得訂單，一開始會(huì)報(bào)一個(gè)相對(duì)較低的價(jià)格，占據(jù)一定市場后價(jià)格就會(huì)上漲。 5.惠州企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，如果供應(yīng)商和供應(yīng)商雙方能夠在惠州建立長期的合作伙伴關(guān)系，共同努力，就可以降低采購成本，實(shí)現(xiàn)雙贏的目標(biāo)。 基于總擁有成本的采購成本控制策略。建立和完善采購制度采購成本控制的基礎(chǔ)工作是建立和完善采購制度。 在實(shí)施采購業(yè)務(wù)活動(dòng)之前，非常有必要做好最基礎(chǔ)的工作——制定采購制度，這是企業(yè)有效控制采購成本的前提。 2.傳統(tǒng)采購觀念的轉(zhuǎn)變企業(yè)必須遵循“所有權(quán)成本最低”的原則，既要關(guān)注顯性成本，也要關(guān)注“隱形”的隱性成本。 采購業(yè)務(wù)行為應(yīng)以“總成本最低”為原則，而不僅僅是追求“最低采購價(jià)格”。 企業(yè)必須改變現(xiàn)有的傳統(tǒng)采購觀念，有遠(yuǎn)見地控制整體成本，能夠評(píng)估采購過程中涉及的關(guān)鍵成本環(huán)節(jié)和其他相關(guān)的長期潛在成本。 只有這樣，我們才能在所有環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)以及總成本方面節(jié)省采購成本。 正確的采購理念是決定企業(yè)能否科學(xué)合理控制采購成本的首要關(guān)鍵因素。 采購成本的控制不僅是采購部門的事，還承擔(dān)著全面成本管理的責(zé)任，進(jìn)而影響到研發(fā)、生產(chǎn)、銷售的后續(xù)環(huán)節(jié)。 3.建立嚴(yán)格的采購制度針對(duì)部分采購人員“收受回扣”等腐敗行為，防范采購腐敗，企業(yè)應(yīng)建立一套嚴(yán)格完善的采購制度。 這不僅可以防止采購腐敗等不良行為，還可以規(guī)范采購業(yè)務(wù)行為，優(yōu)化流程，從而提高采購效率。 采購制度應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)需要采購的產(chǎn)品和物品的分類制定。 不同的產(chǎn)品項(xiàng)目規(guī)定了材料采購的申請(qǐng)類別、授權(quán)人的批準(zhǔn)和許可、原材料的采購方式和最終審批等。 要明確相關(guān)部門的職責(zé)和關(guān)系，切不可越級(jí)操作，造成最終流程混亂，權(quán)責(zé)不分。 當(dāng)然，采購制度能否順利實(shí)施，取決于企業(yè)整個(gè)采購團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，采購人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德將是影響企業(yè)采購活動(dòng)穩(wěn)定性和效率的關(guān)鍵因素。 4.合理制定采購計(jì)劃制定科學(xué)合理的采購計(jì)劃的前提是了解需求部門的具體要求和物料的供應(yīng)信息。 采購業(yè)務(wù)活動(dòng)在企業(yè)中始終處于為生產(chǎn)服務(wù)的地位。材料采購計(jì)劃的制定主要是基于生產(chǎn)計(jì)劃的具體要求，是基于生產(chǎn)需求部門的實(shí)際情況，而不是任意采購。 同時(shí)還要考慮供應(yīng)市場的波動(dòng)可能性、庫存成本等一系列因素，最終得出合理科學(xué)的采購時(shí)間、采購批次、訂貨周期和交貨方式，編制科學(xué)可執(zhí)行的采購計(jì)劃。 供應(yīng)定位模型采購成本控制供應(yīng)定位模型從企業(yè)采購產(chǎn)品的支出金額及其對(duì)企業(yè)的影響、供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)兩個(gè)方面對(duì)采購產(chǎn)品進(jìn)行分類。它是一種分析工具，在確定需求、獲取和選擇報(bào)價(jià)以及評(píng)估供應(yīng)商等活動(dòng)中起著指導(dǎo)作用。 本文將從另一個(gè)角度使用供應(yīng)定位模型，考慮采購所有權(quán)的總成本，并對(duì)模型進(jìn)行分析，幫助探索采購成本控制策略。 供應(yīng)定位模型(圖1)以矩陣的形式對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行分類:橫軸為采購支出按照帕累托20/80法則的劃分；縱軸是機(jī)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)、影響可能性的綜合定位分類。 定位模型將企業(yè)要采購的產(chǎn)品分為日常類、瓶頸類、杠桿類和關(guān)鍵類四類。 1.日常供應(yīng)管理日常產(chǎn)品采購屬于低價(jià)值采購，其機(jī)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)和影響相對(duì)較低。因此，基于總擁有成本購買此類產(chǎn)品需要降低的成本在于顯性成本中的采購管理成本。 采購成本包括很多方面:供應(yīng)商管理成本、人工成本、信息成本、辦公費(fèi)用等成本。 因此，這里我們重點(diǎn)關(guān)注降低供應(yīng)商管理的成本，并根據(jù)日常產(chǎn)品的特點(diǎn)采取一些成本控制策略。 2.瓶頸-風(fēng)險(xiǎn)控制瓶頸產(chǎn)品采購是低價(jià)值采購，但其機(jī)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)和影響相對(duì)較高。 風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生意味著成本的增加，這是我們?cè)谝恍┧^的報(bào)表中看不到的隱性成本。 因此，此類產(chǎn)品采購成本控制的重點(diǎn)是控制風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，最大限度地降低供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。 3.杠桿價(jià)格管理杠桿產(chǎn)品的購買金額和支出水平較高，其機(jī)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)和影響不大可能發(fā)生。 此類產(chǎn)品采購成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于產(chǎn)品價(jià)格的變化。 為了使這類產(chǎn)品的采購成本最小化，我們應(yīng)該關(guān)注它們的市場供應(yīng)價(jià)格，通過降低價(jià)格和交付成本來降低購買所有權(quán)的總成本。 4.關(guān)鍵類別——質(zhì)量管理關(guān)鍵產(chǎn)品的采購是高價(jià)值采購，很可能出現(xiàn)機(jī)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)和影響，采購金額和支出水平也很高。 此時(shí)，我們應(yīng)該關(guān)注所供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量和連續(xù)性。 質(zhì)量這個(gè)關(guān)鍵因素一旦出現(xiàn)問題，不僅會(huì)增加采購成本，還會(huì)給企業(yè)帶來不可挽回的損失。 質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)帶來的成本是一種隱性成本，我們無法預(yù)測它什么時(shí)候發(fā)生，損失會(huì)有多大，所以提前預(yù)防將是一種很好的預(yù)防措施。 采購成本控制方法目前流行的采購成本控制方法包括供應(yīng)商數(shù)量決策、采購授權(quán)、VA/VE價(jià)值分析法/價(jià)值工程法、四象限分類法和采購標(biāo)準(zhǔn)化等。 本文主要研究四象限分類和采購標(biāo)準(zhǔn)化。 四象限分類將采購的產(chǎn)品分為不同的類型，有針對(duì)性地采取不同的采購策略，這是降低采購成本的基本前提。 四象限分類是根據(jù)采購物資對(duì)企業(yè)的重要性和影響采購成本的因素，將采購物資分為四類。如圖2所示，縱軸表示采購物資對(duì)企業(yè)生產(chǎn)的重要性，橫軸表示采購物資對(duì)采購成本的影響，從而得到由四個(gè)區(qū)域組成的矩陣，分別對(duì)應(yīng)不同的采購物資和對(duì)應(yīng)的采購方式。 1.類物料:此類物料的招標(biāo)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)的重要程度較高，對(duì)采購成本影響較大。企業(yè)應(yīng)盡可能爭取價(jià)格與非價(jià)格因素之間的平衡，避免信息不對(duì)稱交易造成的資源浪費(fèi)。 通過招標(biāo)采購，企業(yè)可以在不同供應(yīng)商之間進(jìn)行良性競爭，進(jìn)而改善采購業(yè)務(wù)中的不足，讓企業(yè)擁有更大的自主權(quán)。 按照性價(jià)比最高、服務(wù)最好的原則進(jìn)行采購，既能保證企業(yè)生產(chǎn)的高質(zhì)量，又能大大降低采購成本。 2.類物資:戰(zhàn)略物資一般成本較低，數(shù)量相對(duì)較少，但都是會(huì)直接影響企業(yè)生產(chǎn)的輔助物資。 企業(yè)采購此類物資時(shí)，應(yīng)考慮能否及時(shí)保證生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行和最終商品的質(zhì)量。 購買此類材料的首要目標(biāo)是保持充足的庫存，價(jià)格只是參考條件。 通過庫存控制確定采購頻率和數(shù)量，可以減少不必要的浪費(fèi)，同時(shí)可以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行。 3.類材料:逆向拍賣是購買此類材料最關(guān)鍵的考慮因素。 它對(duì)采購成本的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過它對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的影響。 逆向拍賣是指企業(yè)在網(wǎng)上公布其預(yù)期最高價(jià)格，然后供應(yīng)商根據(jù)自身?xiàng)l件進(jìn)行競價(jià)。 供應(yīng)商報(bào)價(jià)必須低于企業(yè)最高價(jià)或當(dāng)前供應(yīng)商能給出的最低價(jià)。最后，企業(yè)將選擇和評(píng)估投標(biāo)供應(yīng)商。 4.類物資:此類定點(diǎn)采購的物資一般為辦公用品等零星物資，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和采購成本沒有影響。 但往往正是這種零星材料的采購和管理，耗費(fèi)了采購部門大量的人力物力，使管理成本增加。 因此，采購部會(huì)將采購任務(wù)授權(quán)給有需要的各個(gè)部門，采用定點(diǎn)采購的方式，滿足各個(gè)部門的不同需求。 最后，只需要在一段時(shí)間后結(jié)算并支付貨款。 在實(shí)際的采購工作中，流程涉及很多方面，非常復(fù)雜，遇到的困難也多種多樣。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身能力和實(shí)際情況，靈活實(shí)施和實(shí)施采購成本控制策略。 采購標(biāo)準(zhǔn)化是指尺寸、性能、質(zhì)量、安全標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、標(biāo)準(zhǔn)測試方法、表明可接受或推薦的使用、安裝、操作和維護(hù)方法的規(guī)范等。 內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化可以使公司減少制定詳細(xì)清單所需的人力、物力和時(shí)間，使企業(yè)能夠大量采購較少的品種，然后與少數(shù)供應(yīng)商達(dá)成較好的談判價(jià)格，從而提高質(zhì)量水平。 綜上所述，內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化起到了降低隱性成本和顯性成本的雙重作用，是企業(yè)可以選擇的一種很好的采購成本控制方法。 企業(yè)要想降低采購成本，就要認(rèn)真分析采購成本的影響因素，選擇適合企業(yè)的采購成本控制策略和方法，從總擁有成本中降低采購總成本。
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